При увольнении сотрудника, который подписывал отчетность сертификатом физлица, компания может потерять доступ к своим данным в Экстерне. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы избежать такой ситуации.
C 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь сотрудники могут выпустить один сертификат на физическое лицо и использовать его для работы сразу с несколькими филиалами и компаниями.
Это значит, что если такой сотрудник уволится, то заберет заберет с собой сертификат, который компания не сможет отозвать, как это было раньше с сертификатами сотрудников. То есть юрлицо потеряет доступ к данным в Экстерне, которые были зашифрованы на сертификат уволившегося человека.
Поэтому важно уже сегодня позаботиться о том, чтобы сохранить доступ ко всем отправленным отчетам. Рекомендуем выбрать один из предложенных вариантов.
Вариант 1. Включить хранение ДО в расшифрованном виде
Включите эту настройку, и новые документообороты (ДО) в Экстерне будут сохраняться в расшифрованном виде. Для пользователей, подключивших Экстерн с 2020 года, настройка активируется автоматически.
Чтобы расшифровать старые ДО, необходимо открыть их с сертификатом, на которые они были зашифрованы ранее, или установить Контур.Архив для массовой расшифровки документооборотов.
Если выключить настройку, ранее расшифрованные копии будут недоступны. Если включить ее обратно — станут доступны вновь.
Чтобы включить или выключить хранение документов в расшифрованном виде:
- Перейдите в «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
- Включите или отключите настройку в блоке «Расшифрованные документы», поставив или убрав галочку в пункте «Хранить все расшифрованные документы».
Вариант 2. Хранить документы в Контур.Архиве
Контур.Архив — бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий документов на компьютере. Когда Контур.Архив расшифрует документы и сохранит их, то в дальнейшем, даже если сотрудник заберет свой сертификат, документы останутся навсегда расшифрованными на компьютере организации.
Эта программа позволяет:
- Хранить документы локально на компьютере за все организации в одном месте.
- Автоматически расшифровывать документы при наличии сертификатов.
- Иметь доступ к документам без интернета.
- Работать не только с оригиналами, но и с печатными формами документов.
- Выполнять с документами различные действия: скопировать в папку, отправить на электронную почту или для печати на принтере.
Чтобы создать архив отчетности у себя на компьютере:
- Установите программу Контур.Архив.
- Выберите сертификат для входа или введите логин-пароль.
- Выберите период, за который необходимо скачать документы.
Программа начнет загрузку документов за выбранный период. Все новые отправленные документы также скачаются.
Подробнее о возможностях Контур.Архива.
Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/46214-dostup_k_otchetam_podpisannym_sertifikatom_fl
